O Arquivo Público Municipal se apresenta

O Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul (APM), criado pela Lei Municipal nº 5.453/2016 e atualizado pela Lei nº 5.614/2018, é responsável pela formulação da Política Municipal de Arquivos e pela orientação normativa da gestão documental no âmbito da administração pública municipal.

A instituição exerce um papel interno, junto aos órgãos da administração pública municipal, na normatização, implementação, acompanhamento e supervisão de toda a gestão documental, buscando eficiência, racionalizar e inovação para fluxos de informações e garantindo que elas estejam à disposição para as tomadas de decisões em todas as atividades dos serviços públicos, atuando como órgão vital e interdisciplinar à toda administração nas diversas áreas de atuação.

O APM é o órgão central do Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ), que dentre outras finalidades tem o dever de garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública municipal, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de arquivo. Esse papel é desempenhado através de ações como orientações e normativas dadas aos setores da administração, coordenação dos trabalhos de classificação e avaliação de documentos, auxiliando os órgãos setoriais na elaboração de Planos de Classificação de Documentos (PCDs) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs). A instituição também é integrante e coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), um grupo permanente e multidisciplinar, responsável pela elaboração e aplicação dos PCDs e TTD's.

Os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte, físico ou digital, objeto central na atuação do APM, possuem valor administrativo, para a execução e garantia das atividades desempenhadas pela Prefeitura, podendo apresentar valor histórico, científico, probatório e informativo, devendo esses documentos, serem definitivamente preservados e disponibilizados para o acesso e pesquisa.

Nesse cenário, a instituição exerce seu papel externo, voltado as ações educativas e culturais, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do município, que em última instância, o documento assume o papel de “testemunha” da História e o Arquivo Público Municipal o seu guardião, para que as futuras gerações tenham o acesso a esses “testemunhos”.

Como parte dessa frente de trabalho externa o Arquivo Público Municipal, está lançando o site institucional, onde será divulgada todas as ações arquivísticas do município. O site, inicialmente, se dividirá em 4 áreas. A área “Gestão Documental” apresentará todas as informações sobre o que é a gestão documental e sobre o papel central que o APM exerce nessa função, desde a criação do documento até sua destinação final, seja eliminação ou guarda permanente. A área “Administração Pública Municipal” apresentará os instrumentos de gestão documental e as publicações oficiais, como balanço anual das atividades desenvolvidas, os Planos de Classificação de Documentos, as Tabelas de Temporalidade de Documentos, Termos de Eliminação de Documentos, Resoluções e outras normativas elaboradas pela instituição. A área “Acervo Permanente e Histórico” divulgará detalhes do acervo permanente e histórico da instituição, como quantidades, volumes, suporte, histórico de custódia dos documentos e os instrumentos de pesquisa. Essa é uma importante ferramenta para os pesquisadores e interessados nesses conjuntos documentais. Por fim, a área “Serviços ao Cidadão”, onde você apresentará todas as instruções e informações sobre como consultar o acervo do Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul.